El correo electrónico es el medio de comunicación masivo por excelencia y ha llevado a eliminar casi la totalidad del correo postal tradicional. Por él circulan publicidades, presupuestos, facturas, órdenes de compra, contratos y hasta saludos de fin de año. Nuclea a la totalidad de las comunicaciones de la empresa y también la individual. Y sus mayores ventajas son la inmediatez y la seguridad. Hasta ahí, eso lo sabemos todos.
Vamos entonces directamente a los consejos. Sí, ya sé que SIEMPRE los resúmenes van al final, pero bueno… esta es mi primera entrada en el blog, además, el tiempo es oro y por si todo esto fuera poco, en la correspondencia comercial, tu imagen son tus palabras “escritas”, así que vamos juntos a construir tu mejor perfil.
Y los consejos son:
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Crea una dirección de correo que no te ponga en evidencia ante ojos extraños.
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Asegúrate de que tu mensaje vaya solo a quienes deseas que vaya. Limita el número de copias.
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Verifica el contexto para asegurarte la necesidad o la inconveniencia de enviar copias ocultas.
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Escribe un asunto claro, corto y convincente.
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Desestima el uso corriente de plantillas y tipos de letra no convencionales.
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Crea las firmas que necesites utilizar de acuerdo con la situación.
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Recuerda informar si envías archivos adjuntos; limitar la cantidad, comprimirlos (si fuera necesario) y enviar tipos de archivo compatibles.
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No utilices de forma predeterminada la prioridad.
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Comprueba que tu servidor de correo informe cuando un envío no se pudo realizar. Acude a la confirmación de lectura en caso de ser necesario.
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Responde con cortesía, haciendo uso de las respuestas automáticas. Evita responder a todos si no es necesario.
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1. Crea una dirección de correo que no te ponga en evidencia ante ojos extraños.
La gente aprende rápidamente a eliminar el correo basura. Si un nombre no suena, el mensaje se elimina.
A menudo, los usuarios de PC y smartphones pueden manejar múltiples cuentas de correo electrónico desde una misma interfaz. Por eso, es conveniente asegurarse de que usamos la dirección que realmente deseamos como emisores.
2. Asegúrate de que tu mensaje vaya solo a quienes deseas que vaya. Limita el número de copias.
Piensa bien a quién te diriges.
Si tu propósito es que el destinatario ejecute una acción, enumera solo un nombre en el campo “A:” Con más de un nombre, no estará claro quién tiene la responsabilidad de actuar y es probable que nadie lo haga.
Vuelve a verificar para asegurarte de que el mensaje vaya solo a las personas a las que deseas que vaya.
En el correo electrónico, un signo de cortesía es limitar el número de copias.
Lo único más fácil que enviar un mensaje electrónico es agregar personas a la lista que lo recibe. Se envían copias a demasiadas personas, por razones equivocadas.
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- Para impresionarlos.
- Para cubrirte a ti mismo.
- Para “interesarlos”.
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No transmitas material supuestamente “interesante” a las personas, a menos que conozcas sus intereses, porque es el equivalente al correo basura.
3. Verifica el contexto para asegurarte la necesidad o la inconveniencia de enviar copias ocultas.
Los destinatarios que escribas en el campo CCO serán invisibles para los ubicados en los campos A y CC. Las direcciones quedan ocultas y los destinatarios, anónimos.
Al usar CCO, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios permanecen ocultas entre sí. Pero, si algún destinatario de los ubicados en copia oculta respondiera a todos, descubriría su presencia frente al resto, que no lo veía incluido. Por lo tanto, resulta un tema delicado que tiene ventajas y desventajas:
Esta función debe ser utilizada con los siguientes fines:
⦁ Protección de datos: Cuando se envía un mail masivo, solo deben estar en Cc aquellos destinatarios que estén de acuerdo con que el resto de contactos puedan ver sus direcciones de correo.
⦁ Prevención de correo electrónico no deseado: Los correos masivos en los que se ven todas las direcciones de los destinatarios van directamente a spam.
⦁ Protección contra virus: Los ciberdelincuentes se suscriben a boletines de noticias y listas de correos, y utilizan las direcciones de correo electrónico que se han dejado visibles de forma imprudente.
Por el contrario, el envío de correo con copia oculta no resulta adecuado para la comunicación corporativa interna.
Las empresas cuentan con un tráfico intenso de correos electrónicos. En este contexto, las copias de correo informan a los compañeros y a los superiores sobre los procesos de trabajo, aportando transparencia. La función de correo Cco va en detrimento de esa comunicación transparente.
Por tanto, se recomienda evitar el uso de la función Cco en la empresa y, en su lugar, hacer uso del correo Cc.
El campo Cco es muy apropiado a la hora de enviar correos masivos a un gran número de destinatarios.
⦁ Felicitar por las fiestas navideñas a tus clientes, asociados y proveedores remitiendo el mismo correo electrónico a todos tus contactos.
⦁ Una profesora que, por ejemplo, envía el acta de una reunión de padres a los asistentes debería evitar el uso del correo Cc y enviar el mensaje utilizando Cco. Esto protege los datos, evitando que las direcciones de correo se difundan sin control y puedan caer en manos de remitentes de spam.
En cambio, debemos evitar el envío de copias ocultas a menos que se avise a todos los destinatarios de que existen terceros contactos, bien porque se trate de un correo masivo, bien porque lo hayas mencionado expresamente en el mensaje.
Esto es a favor de una comunicación transparente.
4. Escribe un asunto claro, corto y convincente.
El 99% de las posibilidades de que abran tu correo dependerá del ASUNTO.
Usa un asunto de correo corto y apropiado, con palabras claves que sugieran exactamente el tema sobre el que estás escribiendo y en solo unas cuantas palabras.
Esto ayudará a asegurar que los lectores no pasen por alto tu correo electrónico debido a que la línea de asunto está en blanco, es demasiado vaga o sugiere que el correo no es importante.
⦁ “Pregunta rápida” – “Poniéndome en contacto contigo” – “Correo sobre un tema importante”: Son demasiado vagos u obvios para ser útiles.
⦁ “Horario, lista de invitados, solicitudes de almuerzo y reunión general el 4 de abril”: Es demasiado largo, no se verá por completo en la vista rápida y eso podría llevar a confusiones.
⦁ “Reunión 4 de abril: Asamblea General”: Es corto y directo. Alerta al destinatario de un solo tema principal y una fecha específica.
5. Desestima el uso corriente de plantillas y tipos de letra no convencionales.
Pensemos que “menos es más”. Conviene evitar las plantillas y los fondos:
⦁ Son difíciles o imposibles de leer
⦁ Tardan una eternidad en descargarse.
⦁ Hacen que tu correo sea más pesado y tarde en abrir.
⦁ Dan un aspecto poco profesional.
Si las evitas darás más importancia al contenido que a lo superficial, y eso quien recibe el correo lo advierte.
Es imprescindible que la fuente sea de fácil lectura, así como el tamaño de la letra elegida, ya que el correo causará una impresión en tu lector en función de la tipología que elijas (más desenfadada, más seria, etc.).
Sin embargo, la parte más visual de tu email también es importante. No podemos obviar la importancia del diseño y cómo este impacta positiva o negativamente en la percepción general del mail.
Una newsletter bien maquetada y sobre todo legible en los diferentes dispositivos con los que nos conectamos a Internet es fundamental.
No olvides que 8 de cada 10 personas acceden a Internet a través de su smartphone.
6. Crea las firmas que necesites utilizar de acuerdo con la situación.
Se suele pensar: dado que el remitente se identifica al principio ¿por qué repetir su nombre al final? Pero es muy recomendable crear una firma que incluya los datos de tu empresa y los de contacto, ya que dará a tu correo un aspecto formal.
Muchos correos electrónicos terminan abruptamente, sin firma de ningún tipo. Simplemente se detiene.
La mayoría de los programas de correo admite la opción de preguntar en cada correo si quieres agregar la firma y así podrás decidir si hacerlo o no e incluso diseñar distintas firmas para correos diferentes.
7. Recuerda informar si envías archivos adjuntos, limitar la cantidad, comprimirlos (si fuera necesario) y enviar tipos de archivo compatibles.
⦁ Si necesitas incluir algún archivo, asegúrate de mencionarlo en el cuerpo del correo electrónico de tal manera que el destinatario sepa que estás incluyéndolo.
⦁ Mantén pequeño el número de archivos adjuntos y su tamaño, y utiliza tipos de archivos comunes o ampliamente compatibles.
⦁ Comprueba el haberlo hecho correctamente antes de enviar el correo y que hayas elegido el documento correcto.
⦁ Asegúrate de que el correo electrónico no contenga información sensible.
⦁ Evita incluir cosas como contraseñas, números de cuentas e información confidencial en un correo electrónico.
8. No utilices de forma predeterminada la prioridad.
Evita el uso de esta función:
Cada remitente considera su correo electrónico prioritario, sin contar con que al final… Es el lector quien debe decidir la importancia de los correos recibidos.
Siempre que puedas, deberías evitar el uso de esta función o, en caso contrario, el receptor podría molestarse, ya que el correo marcado como particularmente importante en realidad lo considera de baja prioridad.
9. Comprueba que tu servidor de correo informe cuando un envío no se pudo realizar. Acude a la confirmación de lectura en caso de ser necesario.
Confirmación de entrega: Analizar si tu correo te informa habitualmente al respecto y desechar esta activación de no ser necesaria, ya que estarías generando un flujo de correos innecesario.
Confirmación de lectura: La confirmación de lectura es la funcionalidad que emula la correspondencia con aviso de retorno. Esta confirmación puede luego ser utilizada como prueba de que nuestro correo fue enviado y leído.
Implícitamente, indica que aguardamos una respuesta.
Muchas personas tienen activada la confirmación de lectura para todos sus correos, esto puede molestar al receptor, poniéndolo en guardia y generando presión. Por este motivo, debes utilizar la confirmación de lectura de manera inteligente y solo cuando sea necesario.
10. Responde con cortesía, haciendo uso de las respuestas automáticas. Evita responder a todos si no es necesario.
El tiempo ideal para responder un correo electrónico no existe; de hecho, normalmente no se sabe la frecuencia con la que cada persona revisa sus emails.
En el pasado, las personas se tomaban el tiempo para pensar, para considerar lo que querían decir, antes de responder a una carta o memo. No es así con el correo electrónico: un clic y ya está en la pantalla de su destinatario.
A veces es aconsejable responder: “Déjame pensarlo, me pondré en contacto contigo por la mañana “. De esta manera, el remitente sabe que se ha recibido el correo electrónico y que la respuesta, cuando llegue, será reflexiva.
Responder sin adjuntar o referirse al mensaje original hace que el lector busque a través de Mensajes enviados (si está guardado) para dar sentido a la respuesta.
Responder a todos
Tras leer un correo electrónico grupal y antes de presionar el botón “Responder a todos”, pregúntate: ¿Es mi respuesta realmente interesante para todos los destinatarios?
Puedes ahorrarle trabajo innecesario a mucha gente si te diriges tan solo a aquellos que de verdad están interesados.
Respuestas automáticas
Un aspecto común en los servicios de correo electrónico es la respuesta automática para todos los mensajes entrantes.
Se utilizan en general para aplazar la respuesta, ya sea porque estamos de vacaciones o porque nos tomará un tiempo analizar el tema y responderlo.
Su utilización es un indicador de respeto y cortesía para quien nos escribe.
Tiene sentido utilizar esta función si no puedes hacerte cargo de tus emails entrantes por un largo periodo de tiempo. Esta posibilidad te permite compartir con toda la gente que se comunique contigo cuánto tiempo estarás de vacaciones, por ejemplo.
Si has llegado hasta acá es porque, como yo, realmente valoras el poder de la palabra escrita; y es que, si me dan a elegir entre hablar por teléfono y enviar un correo… elijo escribir.
La dirección de correo electrónico es personal e inviolable, funciona como correspondencia privada y tiene fuerza probatoria.
Y dejamos la frutilla de la torta para el final: La escritura
Muchos mensajes están marcados por una falta corrección que nada tiene que ver con escribir un correo formal.
La velocidad y la facilidad que ofrece el correo electrónico son como una invitación a la escritura descuidada.
Pero, dado que son muchos los receptores que aprecian un correo bien cuidado y trabajado, merece la pena tener en cuenta algunos aspectos para conseguir un buen perfil de email de trabajo. Además, decíamos al comienzo que nuestra escritura es la imagen que transmitimos, razón de más para cuidar hasta el más mínimo detalle.
En Mar de Textos nos ocupamos de revisarlo todo. Trabajamos desde textos largos, como pueden ser un libro o una tesis, pasando por los intermedios que podrían ser cartas, memos, blogs, páginas Web o correos, hasta textos mínimos, como las publicaciones en redes sociales. TODO DEBE CORREGIRSE y hay planes para todo tipo de correcciones. Lo importante es salir al mundo con esa imagen profesional que todos deseamos.
Espero que te haya sido útil el artículo.
¡Que tengas una excelente semana!
